Die d.velop AG hat mit dem „ECM Analyzer“ ein kostenlos nutzbares Online-Tool vorgestellt, das die Qualität und Wirtschaftlichkeit der dokumentenbasierten Prozesse ermittelt. Anwender von Dokumentenmanagementsystemen gleich welcher Herkunft haben damit die Möglichkeit, potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und die analysierten Ergebnisse für gezielte Optimierungsmaßnahmen zu nutzen. Das Analyse-Tool wurde im Auftrag der d.velop vom digital intelligence institute (dii) entwickelt und baut auf dessen Methode zur Performance-Ermittlung von ECM-Prozessen auf.

Für die Berechnung der Prozessqualität stützt sich der „ECM Analyzer“ auf Kennzahlen verschiedener Leistungsfaktoren. Dazu gehören beispielsweise die Durchlaufzeit, Verfügbarkeit, Termingenauigkeit und Rechtssicherheit. In Bezug auf die Wirtschaftlichkeit wiederum werden die Prozessaufwendungen ermittelt und den Sollkosten gegenübergestellt, um mögliche Abweichungen zu ermitteln. In einem dritten Teil erfolgt die Analyse der Ressourceneffizienz. Die ermittelte Performance des jeweiligen Prozesses wird nicht nur in einer Index-Zahl, sondern zusätzlich in einer Matrix dargestellt. Sie lässt auf einen Blick erkennen, wo die Performance eines Prozesses steht und welche Ableitungen aus den Ergebnissen vorgenommen werden sollten. Diese Matrix weist dabei vier verschiedene Bewertungstypen der ECM-Performance auf:

– Low Performance-Prozesse , die sowohl hinsichtlich der Qualität als auch der Wirtschaftlichkeit erhebliche Mängel aufweisen.

– Economic Performance-Prozesse mit guten Werten bezüglich der Wirtschaftlichkeit, aber einer unzureichenden Qualität.

– Quality Performance-Prozesse mit einem umgekehrten Profil wie die Economic Performance-Prozesse: Sie weisen eine gute Qualität, aber keine zufriedenstellende Wirtschaftlichkeit auf.

– High Performance-Prozesse zeichnen sich durch gute Werte sowohl in qualitativer als auch wirtschaftlicher Hinsicht aus.

Der „ECM Analyzer“ lässt sich selbstverständlich auch dafür nutzen, nach Verbesserungsmaßnahmen eine erneute Analyse des betreffenden Prozesses durchzuführen, um durch einen Vergleich die Optimierungswirkung zu ermitteln. Zudem kann er als Tool eingesetzt werden, um in einer Simulation zu ermitteln, welche Leistungsparameter die größten Optimierungseffekte erzeugen.

„Bislang hat sich die Praxis des Dokumentenmanagements weniger den Fragen Prozessqualität und Prozesskosten gewidmet. Durch den starken Trend zur Prozessorientierung erlangen sie aber auch im ECM-Umfeld eine immer größere Bedeutung“, erläutert d.velop-Vorstand Mario Dönnebrink die Initiative für dieses Tool. „Ein Bauchgefühl reicht für die Bewertung nicht, sondern es sind betriebswirtschaftlich präzise Analysen notwendig“, versteht Dönnebrink den „ECM Analyzer“ als konkrete Unterstützungsleistung für die Anwender von Dokumentenmanagementsystemen.

Anwender von Dokumentenmanagement Systemen können eine kostenlose Registrierung für den „ECM Analyzer“ unter www.d-velop.de/ecm-analyzer vornehmen. Dieser steht Ihnen dann für eine unbegrenzte interne Nutzung zur Verfügung.

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