Die Beliebtheit von Social-Media-Plattformen wächst stetig – und das auch am Arbeitsplatz. Xing ist nur ein Beispiel einer Plattform, die sich auf Beruf, Geschäft und Karriere fokussiert.
Wenn sich Firmen in sozialen Netzwerken wie Facebook, Xing oder Twitter engagieren, dann nicht nur zu Werbezwecken oder zur Steigerung der Bekanntheit. Die Kommunikation mit Kunden und Interessenten spielt dabei eine sehr wichtige Rolle. D. h. geschäftliche Korrespondenz findet auch über soziale Netzwerke statt. Daraus ergibt sich eine Archivierungspflicht für Facebook & Co.
Zunehmende Nutzung von Social-Media in Unternehmen
Rund eine Milliarde Menschen nutzen Social-Media-Plattformen wie Facebook und Twitter im Berufsleben. Immer mehr Mitarbeiter bewegen sich während der Arbeitszeit innerhalb dieser Kanäle: Schnell eine Kundenanfrage per Facebook beantworten, eine wichtige Information twittern oder ein geschäftliches Dokument über Xing verschicken.
Diese Beispiele verdeutlichen, dass sich die Kommunikation über Social-Media-Plattformen immer mehr der traditionellen Kommunikation über E-Mail nähert. Wenn ein Unternehmen E-Mails archiviert, sollte es demnach genauso Social-Media-Daten archivieren.
Nicht nur E-Mails sind gerichtsrelevant
Wenn Behörden wie das Finanzamt beispielsweise bei einer Betriebsprüfung Einblick in Geschäftsdokumente verlangen, betrifft das handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten, Dokumente und E-Mails. Doch dazu auch Nachrichten, die über soziale Netzwerke ausgetauscht wurden.
Unternehmen sollten bei den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für geschäftliche Dokumente deshalb nicht nur an E-Mail und Office-Dokumente denken! Die Kommunikation über soziale Netzwerke wie Facebook & Co. kann ebenfalls geschäftliche Relevanz haben und diese verpflichtet zur korrekten Archivierung.
Die allerwenigsten Unternehmen archivieren bereits Nachrichten, die über Facebook, Twitter oder LinkedIn ausgetauscht werden. Manche Firmen setzen bereits eine Archivlösung für Dokumente und E-Mails ein, in die sich die Social-Media-Archivierung integrieren lässt. Durch spezielle Funktionen, die soziale Netzwerke bieten, ist das relativ einfach.
Archivfunktion bei Facebook & Co.
Nutzer von Twitter können in ihrem Konto unter Einstellungen ihre archivierten Nachrichten anfordern. Ein Archiv wird bereitgestellt und ein Link zum Herunterladen wird per E-Mail verschickt. Die Archivdatei kann danach in einem revisionssicheren digitalen Archiv abgelegt werden.
Bei Facebook kann der Nutzer unter den „Allgemeinen Konto-Einstellungen“ eine erweiterte Kopie seiner Facebook-Daten herunterladen, um diese im digitalen Archiv abzulegen.
Xing und LinkedIn bieten leider keine direkten Archivierungsfunktionen an. Hier ist es bei handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Nachrichten sinnvoll, Screenshots im digitalen Archiv abzulegen.
Die Archivfunktionen von Facebook & Co. reichen für sich genommen aber nicht aus, um der rechtssicheren Aufbewahrungspflicht nachzukommen. Die heruntergeladenen Dateien müssen anschließend in einem dafür vorgesehenen digitalen Archiv aufbewahrt werden.
Tipp: Datenschutz nicht vergessen!
Unternehmen müssen damit rechnen, dass Mitarbeiter soziale Netzwerke auch privat verwenden. Diese Privatnutzung darf nicht archiviert werden! Aus datenschutzrechtlichen Gründen muss private Kommunikation von der betrieblichen Archivierung ausgenommen werden.
Es empfiehlt sich daher unbedingt, eine interne Richtlinie einzuführen. Diese muss die Trennung zwischen privaten und beruflichen Profilen bei sozialen Medien regeln.
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